情報診断士の会 平成１１年６月度例会

例会報告　1999年6月
　「ＩＳＯ文書管理システムのご紹介と、事例・導入効果について」
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　岡本　存喜
１．ＩＳＯ文書管理システムの役割と機能

　・ISO9001/9002、ISO14001の認証取得の動向（件数、業種構成）

　・文書管理についてのＩＳＯ要求事項

　　　　ISO14001規格　要求事項(4.4.5　文書管理）には・・・
　　　　　a)文書の所在がわかる
　　　　　b)文書の定期的レビュー、改訂、承認
　　　　　c)全ての場所で、関連文書の最新版利用可
　　　　　d)廃止文書の撤去、誤使用防止
　　　　　c)廃止文書の識別

　　　　　＊ 改訂日付、指定期間保持、作成・改訂の手順と責任の確立・維持

２．文書管理をシステム化することのメリット

　・文書審査・承認担当の方々は、
　　　　審査・承認依頼が電子メールで届き、画面で内容を確認しながら
　　　　審査・承認処理ができる。
　・文書管理者の方々は、
　　　　ペーパー管理から解放される。
　・エンドユーザーの方々は、
　　　　いつでも即座に最新の文書を参照できる。

３．グループウェアをベースにした文書管理システムの特徴

４．導入事例、導入効果

５．中小企業における、システム導入の問題点と課題

　（１）文書管理面

　　・元々品質文書の量が少ない→費用対効果が少ない。
　　・ワークフロールートが短い→電子メール活用の意味薄い。
　　・一気に品質記録まで電子化しようとする。→構築コスト大。

　（２）システム運用面

　　・グループウエアのシステム管理者がいない。
　　・情報システム部門の力不足。（総務と兼務等）
　　・クライアントの１人１台体制がない。

　（３）課題

　　・トップダウンによる導入
　　・メーカーのサポート体制
　　・グループウエア活用の第一歩として
　　・文書管理の責任と権限の明確化
　　・ユーザーリテラシーの向上

７．グループウェアをベースにした文書管理システムのデモンストレーション